2007年04月26日

No.24【絶対成果のあがる会議の技術】福嶋 覚[著]

 「日本の行政機関、民間法人会社、教育機関、NPO団体、未公認組織などを含めて、組織内における会議には、いくつかの種類があります。
1.過去の数字の「報告会」
2.発言すると自分がやらされるから、何も発言しないで「黙っている会」
3.同じことを何度も繰り返す上司の言葉を聞く振りをして「ほかのことを考える会」
4.罵りあいで終る「実のない会」
5.初めから答えが決まっているのに、「会議のふりをする確認会」
6.せっかく決めても上司の一言でひっくり返る「鶴の一声会」
7.風見鶏のような「ご機嫌とりが集まる会」
8.荒立てないのが得策の「事なかれ会」
9.例年通りで「いいじゃない会」
10.出入り自由の「無法地帯会」
11.いつ終ったのかわからない「寝ているだけの会」
12.愚痴のこぼしあいに終始する「愚痴合い会」
13.上司がその場を取り繕うため、または自分をよく見せたいためにホラを吹き、まあ、あの場ではああ言ったけどなと「あとになってしわ寄せが部下に来る会」
14.連絡事項を確認するために「毎朝・毎夕集まる会」
15.上司が経済の話をする「上司の顔立て会」
                 ・
                 ・         」




 上記の会議の種類は、今回ご紹介させていただく本「絶対成果のあがる会議の技術」(福島覚[著])より転記いたしました。本書ではもう少し続きますが、これくらいでおさめておきます・・。実際に、皆さんもこれと似たような会議に出席し、「やれやれまた会議か・・。」とボヤいたことはないでしょうか?ちなみに私は上記の中でかなりの数の会議に出席したことがあります。そしてそのたびにイライラしたり、愚痴をこぼしたり、時には会社の未来に絶望?したりしました。そんな経験から、今回は成果のあがる会議について学びたいと思います。

 さて、さきほど私は、まるで意味のない・または少ない会議に時間を奪われた被害者のように語ってしまいましたが、会議の良し悪しはなにもファシリテーター(進行役&リーダー)だけにゆだねられているわけではありません。ファシリテーターの力量に左右される部分が大きいとはいえ、会議は参加者がいなければ成り立たないのです。そういった意味で言えば、会議は参加する一人一人が作り上げていくもので、「意味のない会議」にした責任は私自身にも少なからずあったはずなのです。
 
 本書で紹介されている技術は、きわめて実践的なものばかりです。特に会議をしきる場面のない人であっても、これらの知識を取り入れておくことは、成果のあがる会議をつくるための確実な一助となります。

 具体的に見ていきましょう。本書は下記の5章にわかれています。

 第1章 会議運営のスキル
 第2章 問題解決のスキル
 第3章 対決解消のスキル
 第4章 合意形成のスキル
 第5章 会議を短くするためのスキル

 第2章から5章まで、会議の中で具体的に起こる問題や、会議を円滑に進めるためのスキル(技術、ツール)の紹介がされていきます。非常に実践的で、まさにファシリテーターの力量に直結する技術が多数掲載されており、参考になります。
 会議ではもっぱら参加するのみ、という事が多い人は、ぜひ第1章に書かれている「会議運営のスキル」を学ぶのが良いと思います。

 「第1章 会議運営のスキル」では、まず会議を(1)報告型、(2)確認(承認)型、(3)戦略型 の3つに分けています。そして著者はまず「報告型」の会議を減らすことを提案しています。「集まらなくてもいいものは集まらない」、至極当然で健全な考え方ですが、実際この手の会議は多くの会社で行われています。また確認(承認)型の会議も「メール・ペーパーで回覧する」方法を取ればかなり減らすことができるとのこと。

 そして「戦略型」の会議はその必要性を「出席率」で判断し、欠席者が複数出るときは会議を延期するなどし、「俺はきいてないよ」などの権威者にありがちな声のためにせっかく決めた事項を振り返るような無駄を省いていくことを提案しています。

 ここまではまず会議を分類し、そもそも成果のあがるはずもない「意味のない会議」は減らすことができるはずです。自分にその権限がなかったとしても、上司にうまく提案することはできるはず。上手な提案方法は、このメルマガNo.21で学んだ【15秒でツカみ90秒でオトすアサーティブ交渉術】大串 亜由美[著]を参考にし、Win-Winの精神をもってのぞみましょう。

 次に、本書の著者が主張しているのは、欠かせない事前準備としての「会議の場を作る『7つのステップ』」。重要なことなので以下に転記します。
 
 (1)毎回会議ごとに目的を決め、明言化して事前配布する
 (2)一連の会議でどこまで結果を求めるか、目標値を決める
 (3)参加メンバーの参加状況を確認、指示する
 (4)日程・時間・会場・配置を決める
 (5)会議中に守るべき規範・ルールを決める
 (6)会議進行のプロセスとツールを考慮しておく
 (7)必要な作業を人に依頼する

 これら一つ一つは至極あたりまえのことではありますが、実際の会議でこれらの事前準備が徹底されていることは少ないように思います。それこそ上司の思いつきで突然集めさせられ、わけのわからないまま意見を求められ、酷い場合には「やる気が感じられない」などと説教モードに・・なんてこともあったりします(私の経験では、ですが)。

 「まず目的を定めることが会議成功の第一歩です。しかもその目的が事前に参加メンバーに共有されていることが本来の姿であり、その準備こそが会議の時間短縮、効率化につながるのです。」とは著者の言葉です。目的を定めることが第一歩ならば、目的が事前に共有されていない会議はその第一歩すら踏み出していないことになります。

 その他、会議を乱す個人プレーや集団心理とその対処法、確認介入で事実を掘り起こす方法等々が語られていきますが、最後に「こんな質問には答えるな」として著者が紹介している以下の記述について学びたいと思います。

 「会議の場では、質問は参加者の当然の権利として与えられていますが、実はこの質問が会議の進行を妨げている元凶のひとつになっています。
 会議の場における『質問』には次の4つのタイプがあります。
 
  (1)知識が不足していて特定の言葉の意味や状況を尋ねる質問
  (2)聞いていなかったこと、知らされていなかった事実を確認するための質問
  (3)参加者の発言に対する否定的な質問
  (4)依頼・提案の質問

 はっきり言いましょう。会議を円滑に進めたいのなら、これらの質問にまともに答えてはいけません。」

 まともに答えてはいけない、というのはすこし過激ですが、実際の会議の場では的外れな質問、ひどく個人的で皆に関係のない独りよがりな質問が出ることも多く、経験の少ない(または力量のない・・)進行役がその対応に追われ会議が長引くことも少なくありません。

 ここで私達が学ぶべきは、少なくとも会議の目的を外れた質問をしない、ということでしょう。会議で質問をしたのにファシリテーターにうまくかわされたら、自分が的外れな質問をしたのかもしれない、と振り返る必要があるかもしれませんね。
 

※お詫び
個人的な事情により、連絡もなく1ヶ月ほどメルマガの発行をお休みしてしまい、申し訳ありませんでした。今後通常通り発行して行く予定です。今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

posted by T.Sasaki at 16:12| 東京 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | ■成果のあがる会議のやり方 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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